Schulungspflicht für KI-Kompetenz: Was Artikel 4 der KI-Verordnung für KMU bedeutet

Noch eine Pflicht? Datenschutz, Arbeitssicherheit, IT-Security … und jetzt auch noch KI-Kompetenz?
Genau das verlangt die europäische KI-Verordnung (Artikel 4): Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, geschult und kompetent sind.

Klingt nach Bürokratie. Aber für KMU ist es vor allem eins: eine Überlebensfrage im Wettbewerb. Wer seine Leute fit macht, nutzt KI sicher und effizient. Wer es nicht tut, riskiert Fehler, Haftung – und Rückstand.

Was steht in Artikel 4 der KI-Verordnung wirklich drin?

Im Klartext fordert die Europäische Union dort:

• Unternehmen tragen Verantwortung dafür, dass Mitarbeiter mit der nötigen KI-Kompetenz ausgestattet sind.
• Das gilt nicht für alle, sondern gezielt für die, die KI-Systeme einsetzen oder mit deren Ergebnissen arbeiten.
• Das Ziel ist, Risiken zu vermeiden und einen verantwortungsvollen Umgang sicherzustellen.

Kurz gesagt: KI ohne Plan zu nutzen, ist tabu.

Was bedeutet das konkret für KMU?

Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich: „Müssen wir jetzt die KI-Kompetenz der ganzen Belegschaft trainieren?“
Die Antwort: Nein.

👉 Relevante Gruppen sind:

• Marketing & Vertrieb – wenn z. B. ChatGPT oder andere KI-Tools für Texte, Kampagnen oder Kundendaten genutzt werden.
• HR – wenn Bewerbungen mit KI-Systemen gefiltert oder bewertet werden.
• IT – wenn KI-gestützte Software eingeführt oder betreut wird.

Das bedeutet: Nicht alle Mitarbeiter müssen geschult werden, aber wahrscheinlich mehr, als viele denken.

Reicht eine Standardschulung – oder muss sie individuell sein?

Die Frage stellt sich sofort, denn es gibt bereits zahlreiche Schulungsangebote am Markt. Da liegt es nahe, sofort zuzugreifen. Diese Standardschulungen erklären Grundlagen zu KI, Risiken, Chancen, Pflichten aus der KI-Verordnung. Das ist allerdings nur die Basis. Eine unternehmensspezifische Schulung ist notwendig, wenn die Mitarbeiter KI in sehr spezifischen Prozessen einsetzen.

Die einfachste Lösung? Eine Kombination:

1. Alle relevanten Mitarbeiter bekommen ein Basis-Training.
2. Ergänzend gibt es kurze interne Sessions mit Bezug auf die jeweiligen Tools und Prozesse.

Alternativ lassen sich Tools wie easy AI nutzen, die ihre Schulungsinhalte auf die jeweiligen Anwendungsfälle abstimmen und immer unternehmensspezifisch schulen.

So können Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter sicherstellen, ohne lange eigene Schulungsinhalte entwickeln zu müssen.

Was passiert, wenn Sie keine Schulungen durchführen?

Ganz klar: Das ist ein Risiko.

• Rechtlich: Verstöße gegen die KI-Verordnung können teuer werden – Bußgelder inklusive.
• Praktisch: Fehlbedienung, falsche Entscheidungen, Datenpannen.
• Reputation: Wenn Kunden merken, dass ihre Partner planlos mit KI umgehen, ist das Vertrauen schnell dahin.

Oder anders gesagt: Ungeschultes Prompten kann schnell mehr kosten als jede Schulung.

Wie dokumentieren Sie KI-Kompetenz richtig?

Die EU will nicht nur, dass geschult wird. Unternehmen müssen das auch nachweisen können.

Pragmatische Lösungen:

• Teilnahmezertifikate von Schulungen sammeln.
• Interne Protokolle in der HR- oder Compliance-Software pflegen (Unser Tool easy AI erstellt diese Dokumentation z. B. automatisch.).
• Einfache Excel-Liste reicht eher nicht – besser ist eine revisionssichere Ablage.

Bei einer Prüfung gilt: Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht passiert.

Fazit: Was Sie jetzt konkret tun sollten

So geht’s Schritt für Schritt:

1. Prüfen: Wer nutzt bei KI – direkt oder indirekt?
2. Standardschulung organisieren – am besten digital und wiederholbar.
3. Unternehmensspezifische Ergänzungen festlegen – was gilt in den jeweiligen Prozessen?
4. Dokumentation aufsetzen – damit Sie beim Audit auf Knopfdruck zeigen können, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Artikel 4 ist kein Papiertiger. Er zwingt KMU nicht nur, nachzudenken, wer im Unternehmen KI eigentlich nutzt – sondern auch, die Kompetenz aktiv aufzubauen.

Und das ist die gute Nachricht: Wer seine Mitarbeiter fit macht, nutzt KI sicherer, produktiver und smarter als die Konkurrenz. Die Vorgabe der KI kann man also gezielt zum eigenen Vorteil nutzen.

(Das Titelbild für diesen Beitrag haben wir mit KI generiert.)