Die meisten Compliance-Verantwortlichen in KMU kennen das Problem: Ihr wisst, dass ihr irgendwas mit KI-Verordnung, Entgelttransparenz oder DSGVO machen müsst. Aber die Tools, die ihr findet, sind entweder für Enterprise-Unternehmen mit eigener Rechtsabteilung gemacht – oder es sind Excel-Vorlagen, die mehr Fragen aufwerfen als beantworten.
Das Ergebnis: Viele KMU verschieben Compliance auf "später" – bis die erste Anfrage kommt, die erste Prüfung ansteht oder das erste Bußgeld droht. Dann wird es teuer: Externe Berater, hektische Dokumentations-Marathons und ein Gefühl von Überforderung.
Unser Ansatz: Compliance ist kein Hexenwerk – es wurde nur so verkauft. Mit easy Compliance haben wir eine neue Kategorie geschaffen, die EU-Regulierungen für KMU wirklich handhabbar macht.
Das Problem mit traditionellen Compliance-Tools
Die meisten Compliance-Lösungen für Unternehmen fallen in zwei Kategorien:
- Enterprise-Software: Komplexe GRC-Plattformen (Governance, Risk, Compliance) mit Funktionen, die KMU nie nutzen werden – und Preisen, die nur große Unternehmen bezahlen können.
- Beratungsleistungen: Externe Anwälte oder Consultants, die teure Gutachten schreiben und dann verschwinden – ohne eurem Team beizubringen, wie es selbst compliant bleiben kann.
Beide Ansätze haben ein fundamentales Problem: Sie gehen davon aus, dass Compliance kompliziert sein muss. Dass KMU externe Hilfe brauchen. Dass man Jurist sein muss, um EU-Regulierungen zu verstehen.
"Compliance ist kein Hexenwerk – es wurde nur so verkauft."
Genau hier setzt easy Compliance an.
easy Compliance: Eine neue Kategorie
easy Compliance ist keine Verbesserung bestehender Tools – es ist ein neuer Ansatz, der auf vier Prinzipien basiert:
1. Verständlichkeit: Legal-to-Plain
Stellt euch vor, ihr müsst die KI-Verordnung umsetzen. 144 Seiten Gesetzestext. Artikel mit Verweisen auf andere Artikel. Anhänge mit Ausnahmen von Ausnahmen.
Traditionelle Tools geben euch die Paragraphen und sagen: "Viel Erfolg!"
easy Compliance übersetzt die 144 Seiten in einen Fragebogen, den jeder Geschäftsführer in 1-2 Stunden ausfüllen kann – ohne Jurastudium.
Beispiel: KI-Verordnung
Gesetzestext: "KI-Systeme, die gemäß Anhang III als Hochrisiko-Systeme eingestuft werden, unterliegen den Pflichten nach Artikel 9 bis 15, sofern nicht die Ausnahmen nach Artikel 6 Absatz 2 greifen."
easy Compliance: "Nutzt ihr KI im Recruiting oder bei Kreditentscheidungen? → Ja/Nein. Falls Ja: Diese 5 Schritte müsst ihr dokumentieren."
2. Automatisierung: Strukturierte Compliance-Checks
Traditionelle Compliance bedeutet: Checklisten ausdrucken, Excel-Listen pflegen, manuelle Erinnerungen für Fristen setzen.
easy Compliance automatisiert den Großteil davon:
- Risikobewertung: Automatisch auf Basis eurer Eingaben durch strukturierte Entscheidungsbäume
- Dokumentenerstellung: Compliance-Dokumente auf Knopfdruck
- Fristenverfolgung: Automatische Erinnerungen vor Deadlines
- Änderungsmanagement: Wenn sich Gesetze ändern, zeigen wir euch genau, was ihr anpassen müsst
Beispiel: Bei easy AI dokumentiert ihr ein KI-System in 15 Minuten – inklusive Risikobewertung, Schulungsplan und Transparenz-Nachweis.
3. Integration: Compliance in bestehende Workflows
Niemand will ein weiteres Tool, in das man sich täglich einloggen muss. Compliance sollte in eure bestehenden Prozesse integriert sein – nicht als separate Aufgabe.
Traditional Compliance Tools: Separates Dashboard, separates Login, separate Datenbank. Ihr müsst Mitarbeiterlisten manuell importieren, KI-Systeme händisch nachtragen, Änderungen doppelt pflegen.
easy Compliance: Integriert sich in eure HR-Workflows (z.B. für Entgelttransparenz), synchronisiert sich mit euren Projektmanagement-Tools (z.B. für KI-Systeme), nutzt bestehende Datenquellen.
Beispiel: Entgelttransparenz mit easy Pay
Traditional Approach: Ihr exportiert Gehaltsdaten aus eurem HR-Tool, tragt sie manuell in ein Excel-Sheet ein, rechnet den Gender-Pay-Gap mit einer Formel aus, erstellt einen Bericht in Word.
easy Compliance: Ihr verbindet easy Pay mit eurem HR-System. Die Gehaltsanalyse läuft automatisch. Wenn eine Anfrage kommt, generiert das System die Antwort in 2 Minuten – inklusive Rechtsgrundlage.
4. Kosteneffizienz: SMB-freundliche Preisgestaltung
Compliance ist teuer – wenn man es falsch macht.
Enterprise-Tools: 5.000–20.000 Euro pro Jahr, Onboarding-Gebühren, Schulungs-Workshops, laufende Berater-Stunden.
Externe Berater: 2.000–10.000 Euro pro Projekt – ohne nachhaltige Befähigung eures Teams.
easy Compliance: Transparente Jahresabos, die für KMU bezahlbar sind. Keine Setup-Gebühren, keine versteckten Kosten, kein Vendor-Lock-In.
Vergleich: easy Compliance vs. Traditional Compliance
| Kriterium | easy Compliance | Traditional Compliance |
|---|---|---|
| Sprache | Plain Language – keine Juristensprache | Juristisch, Verweise auf Paragraphen |
| Automation | Strukturierte Entscheidungsbäume, automatische Dokumentenerstellung | Manuell, Excel-Checklisten |
| Integration | In HR-Workflows integriert | Separate Tools, manueller Datenexport |
| Preisgestaltung | SMB-freundlich, Jahresabos | Enterprise-fokussiert, Berater-Stundensätze |
| Lernkurve | Niedrig – 1-2 Stunden bis zur ersten Dokumentation | Hoch – Tage oder Wochen Einarbeitung |
| Updates bei Gesetzesänderungen | Automatisch – ihr seht nur, was sich für euch ändert | Manuell – Berater muss erneut beauftragt werden |
Use Cases: easy Compliance in der Praxis
1. AI Act Compliance mit easy AI
Erste Teile der KI-Verordnung gelten seit Februar 2025 (u.a. KI-Kompetenz-Pflicht) – aber viele KMU wissen nicht, ob und wie sie betroffen sind.
Problem: Ein mittelständisches Unternehmen nutzt ChatGPT im Marketing, Copilot in der IT-Abteilung und DeepL für Übersetzungen. Ist das "Hochrisiko-KI"? Müssen sie etwas dokumentieren?
easy Compliance Lösung: Mit easy AI füllt die Compliance-Verantwortliche einen Fragebogen aus (Dauer: 1 Stunde). Das System bewertet automatisch: "Eure KI-Systeme sind minimales Risiko – ihr müsst nur KI-Kompetenz-Schulungen nachweisen." Die Schulungsinhalte werden personalisiert auf Basis der genutzten KI-Systeme generiert. Ein Transparenz-Badge kann auf der Website eingebunden werden.
Ergebnis: Compliance-Klarheit in 1 Stunde statt in 3 Wochen. Kosten: 199 Euro/Jahr statt 5.000 Euro für ein Berater-Gutachten.
2. Entgelttransparenz mit easy Pay
Die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie kommt 2026/2027 – und betrifft jeden Arbeitgeber, nicht nur große Unternehmen.
Problem: Ein Handwerksbetrieb mit 30 Mitarbeitern muss ab sofort in Stellenanzeigen Gehaltsspannen angeben. Sie wissen aber nicht, wie sie "gleiche Arbeit" definieren sollen – und haben Angst, dass Mitarbeiter jetzt alle Auskunft über die Gehälter ihrer Kollegen verlangen.
easy Compliance Lösung: Mit easy Pay definiert der Geschäftsführer in einem geführten Prozess seine Stellenarchitektur ("Meister", "Geselle", "Auszubildender"). Das System schlägt automatisch Gehaltsbänder vor, basierend auf aktuellen Daten. Wenn eine Auskunftsanfrage kommt, generiert easy Pay die rechtssichere Antwort in 2 Minuten – inklusive Verweis auf die Vergleichsgruppe.
Ergebnis: Der Betrieb ist compliant, bevor das Gesetz in Kraft tritt. Bei Auskunftsanfragen gibt es keine Panik mehr. Die 2-Monats-Frist wird automatisch überwacht.
3. DSGVO-Compliance mit easy DP
Die DSGVO ist seit 2018 in Kraft – aber viele KMU haben immer noch keine vollständige Dokumentation.
Problem: Ein Online-Shop mit 15 Mitarbeitern nutzt Google Analytics, Mailchimp und ein CRM-System. Sie wissen, dass sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen müssen – aber niemand hat Zeit, das zu pflegen. Bei einer Datenschutz-Anfrage dauert es 3 Wochen, bis alle Daten zusammengetragen sind.
easy Compliance Lösung: Mit easy DP erfasst das Unternehmen einmalig alle Systeme und Datenflüsse in einem strukturierten Prozess (Dauer: 2-3 Stunden). Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird automatisch generiert. Wenn eine Betroffenenanfrage kommt, zeigt easy DP, in welchen Systemen Daten liegen – und generiert die Auskunft automatisch.
Ergebnis: DSGVO-Compliance in 3 Stunden statt in 3 Monaten. Betroffenenanfragen werden in 1 Tag statt in 3 Wochen beantwortet.
4. Mehrfach-Compliance: Die Multi-Regulierungs-Plattform
Das Besondere an easy Compliance: Ihr müsst nicht für jede EU-Regulierung ein neues Tool lernen.
Problem: Ein mittelständisches Unternehmen muss sich gleichzeitig um KI-Verordnung, Entgelttransparenz und DSGVO kümmern. Jedes Thema wird von einem anderen Anbieter abgedeckt – mit unterschiedlichen Logins, unterschiedlichen UIs, unterschiedlichen Datenstrukturen.
easy Compliance Lösung: Alle Module (easy AI, easy Pay, easy DP) basieren auf der gleichen Plattform. Mitarbeiterdaten, die ihr in easy Pay erfasst, könnt ihr in easy DP wiederverwenden. Das Dashboard zeigt alle Compliance-Fristen auf einen Blick – egal ob KI-Verordnung oder DSGVO.
Ergebnis: Ein zentrales System für alle EU-Regulierungen. Compliance wird zur Routine statt zum Projekt.
Für wen ist easy Compliance?
easy Compliance ist ideal für:
- KMU mit 10-250 Mitarbeitern, die keine eigene Rechtsabteilung haben
- Geschäftsführer, die Compliance selbst in die Hand nehmen wollen – ohne externe Berater
- Compliance-Verantwortliche, die mehrere EU-Regulierungen gleichzeitig umsetzen müssen
- HR-Manager, die sich mit Entgelttransparenz, DSGVO und KI-Verordnung beschäftigen
- Datenschutzbeauftragte und Steuerberater, die ihren Mandanten praktische Tools statt theoretischer Gutachten bieten wollen
Warum jetzt?
2024–2027 ist die größte Regulierungswelle seit der DSGVO:
- KI-Verordnung: Seit Februar 2025 in Kraft, vollständig ab August 2026
- Entgelttransparenz: EU-Richtlinie seit Juni 2023, deutsche Umsetzung Ende 2026/Anfang 2027 erwartet
- Barrierefreiheit (BFSG): Seit Juni 2025 in Kraft
- ESG-Reporting (VSME): Schrittweise ab 2026
Das Problem: Viele KMU warten ab – und riskieren Bußgelder, Reputationsschäden und verpasste Chancen (z.B. Transparenz-Badge als Differentiator).
Die Chance: Wer jetzt mit easy Compliance startet, hat einen Vorsprung – und kann Compliance als Wettbewerbsvorteil nutzen, nicht als lästige Pflicht.
Fazit: Eine neue Kategorie für KMU-Compliance
easy Compliance ist kein Ersatz für Rechtsberatung – wir ersetzen nicht euren Anwalt. Aber wir machen 80% der operativen Compliance-Arbeit überflüssig, die bisher manuell in Excel-Sheets und Word-Dokumenten erledigt wurde.
"Compliance ist kein Hexenwerk – es wurde nur so verkauft. Mit easy Compliance wird es wieder zu dem, was es sein sollte: Ein strukturierter Prozess, der Unternehmen befähigt, EU-Regulierungen selbst umzusetzen."
Unser Versprechen: Keine Juristensprache. Keine überwältigenden Checklisten. Nur das, was für euer Unternehmen relevant ist. Selbst gemacht. Ohne Chaos.
Bereit, easy Compliance auszuprobieren?
Startet mit einem Modul und nehmt bei Bedarf später weitere dazu.
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