Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Pflicht-Dokumentation aller Datenverarbeitungen nach Artikel 30 DSGVO

Was ist ein VVT?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist eine Pflicht-Dokumentation nach Artikel 30 DSGVO. Ihr müsst alle Datenverarbeitungen in eurem Unternehmen dokumentieren.

Das VVT enthält für jede Verarbeitung:

Zweck der Verarbeitung (z.B. "Bewerbermanagement")
Kategorien personenbezogener Daten (z.B. "Name, CV, Zeugnisse")
Kategorien von Betroffenen (z.B. "Bewerber")
Empfänger der Daten (z.B. "Fachabteilung, Geschäftsführung")
Löschfristen (z.B. "6 Monate nach Absage")
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Warum ist das VVT wichtig?

Das VVT ist eine gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen. Es hilft euch:

Compliance: Ihr erfüllt Artikel 30 DSGVO
Übersicht: Ihr wisst, welche Daten ihr wo verarbeitet
Auskunftspflicht: Ihr könnt Betroffenenanfragen schnell beantworten
Behörden-Prüfung: Bei Prüfungen müsst ihr das VVT vorlegen

Ohne VVT riskiert ihr Bußgelder und könnt bei Datenschutz-Vorfällen nicht nachweisen, dass ihr compliant seid.

Beispiel: Müller GmbH

Die Müller GmbH (25 Mitarbeiter, Maschinenbau) dokumentiert im VVT:

1. Bewerbermanagement

Zweck: Auswahl neuer Mitarbeiter
Daten: Name, Adresse, CV, Zeugnisse, Anschreiben
Betroffene: Bewerber
Empfänger: Fachabteilung, Geschäftsführung
Löschfrist: 6 Monate nach Absage
TOMs: Passwortgeschützte Ordner, Zugriffsbeschränkung

2. Mitarbeiterverwaltung

Zweck: Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung
Daten: Name, Adresse, Gehalt, Bankverbindung
Betroffene: Mitarbeiter
Empfänger: Buchhaltung, Steuerberater
Löschfrist: 10 Jahre nach Vertragsende
TOMs: Verschlüsselung, Zugangskontrollen

3. Kundenverwaltung

Zweck: Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung
Daten: Name, Adresse, Bestellhistorie
Betroffene: Kunden
Empfänger: Vertrieb, Buchhaltung
Löschfrist: 10 Jahre (Aufbewahrungspflicht)
TOMs: CRM-System mit Zugriffsbeschränkung

Mit easy DP erstellt die Müller GmbH ihr VVT strukturiert und hält es aktuell.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)