Geführte Erfassung

Was ist Geführte Erfassung?

Geführte Erfassung ist ein strukturierter Prozess, bei dem Compliance-relevante Daten durch einen intelligenten Fragebogen erfasst werden. Statt ein leeres Formular auszufüllen, werdet ihr Schritt für Schritt durch alle relevanten Fragen geführt.

Das Prinzip:

Kontexthilfe: Jede Frage hat eine Erklärung in verständlicher Sprache
Beispiele: Konkrete Beispiele zeigen, was gemeint ist
Tooltips: Fachbegriffe werden bei Bedarf erklärt
Intelligente Verzweigung: Nur relevante Fragen werden gestellt

Warum ist das wichtig?

Die größte Hürde bei Compliance ist oft nicht die Regulierung selbst – sondern zu wissen, was genau dokumentiert werden muss.

Klassische Probleme ohne Geführte Erfassung:

❌ "Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll"
❌ "Welche Fragen sind für mich relevant?"
❌ "Was bedeutet dieser Rechtsbegriff?"
❌ "Habe ich alle Pflichtfelder ausgefüllt?"

Mit Geführter Erfassung:

✅ Klarer Start: "Beantworte Frage 1 von 10"
✅ Nur relevante Fragen: "Du hast 'Ja' bei X gesagt → hier sind die Folge-Fragen"
✅ Verständlich: "KI-Inventar bedeutet: Liste aller KI-Systeme"
✅ Fortschrittsanzeige: "80% geschafft, noch 2 Fragen"

Wie funktioniert Geführte Erfassung?

Der Prozess besteht aus 4 Schritten:

1. Einstieg: Betroffenheits-Check

Zuerst wird geklärt: Welche Pflichten gelten für euch?

Beispiel (KI-Verordnung):

"Nutzt ihr KI-Systeme?" → Ja/Nein
"Entwickelt ihr eigene KI-Produkte?" → Ja/Nein
"Nutzt ihr KI für HR-Entscheidungen?" → Ja/Nein

Ergebnis: "Ihr seid als KI-Betreiber einzustufen → 5 relevante Pflichten"

2. Fragebogen: Schritt für Schritt

Jetzt werden nur die relevanten Fragen gestellt – mit Hilfestellung:

Frage 3 von 10: Welches KI-System nutzt ihr?

💡 Kontexthilfe: Gemeint sind Tools wie ChatGPT, DeepL, Copilot, oder eigene KI-Anwendungen.

📖 Beispiel: "ChatGPT für Marketing-Texte", "DeepL für Übersetzungen"

3. Automatische Validierung

Das System prüft eure Eingaben:

✅ Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt?
✅ Sind die Eingaben plausibel?
⚠️ Hinweis: "Du hast 'Hochrisiko' ausgewählt → zusätzliche Dokumentation erforderlich"

4. Dokumentengenerierung

Aus euren Antworten wird automatisch ein Compliance-Paket erstellt:

Compliance-Bericht (PDF)
Risikobewertung
Schulungsmaterialien

Beispiel: Geführte Erfassung bei easy AI

Die Müller GmbH will ein KI-Inventar erstellen. Der Prozess dauert 30 Minuten:

Betroffenheits-Check (5 Min): "Nutzt ihr KI? Ja → 5 Systeme identifiziert"
Fragebogen (20 Min): Für jedes System 5 Fragen (Zweck, Anbieter, Risiko, Nutzung, Schulung)
Dokumentengenerierung (5 Min): KI-Inventar als PDF, Schulungspräsentation, Compliance-Bericht

Ergebnis: Vollständige KI-Compliance-Dokumentation – ohne Jurastudium.

Unterschied zu klassischen Formularen

Klassisches Formular	Geführte Erfassung
Alle Fragen auf einmal	Schritt für Schritt
Fachbegriffe ohne Erklärung	Tooltips + Kontexthilfe
Keine Beispiele	Konkrete Beispiele
Alle Fragen sichtbar (auch irrelevante)	Intelligente Verzweigung (nur relevante Fragen)
Keine Fortschrittsanzeige	Fortschrittsbalken + "Noch X Fragen"